"Werk slimmer, niet harder": weet u wat slecht aangeleverde bestanden u kosten?
Slecht aangeleverde bestanden kosten handenvol geld. Maar hoeveel geld? En hoeveel tijd gaat er verloren aan het onnodig corrigeren van bestanden? Een goede vraag, waarover de meningen duidelijk verschillen. Op donderdag 19 november 2009 organiseerde Grafoc i.s.m. een aantal partners het seminarie “Werk slimmer, niet harder”. Sprekers van Enfocus, Pragmeta, het VIGC en Febelgra kwamen aan het woord. De nadruk lag vooral op efficiëntieverbetering, automatisering en PDF.
Er waren twee parallelle sessies. Eén gericht naar technische mensen en één voor mensen met een management-functie. Elke groep kreeg een vragenlijst mee, waarbij gevraagd werd naar de status van aangeleverde bestanden en de verdere verwerking ervan binnen het bedrijf. De vragen waren identiek voor beide groepen, de antwoorden echter niet:
- Wat de hoeveelheid aangeleverde PDF’s betreft, zitten het management en de technici redelijk op dezelfde lijn: de technische mensen schatten dat 80% van het aangeleverde materiaal PDF is, het management denkt 70%.
- Over de hoeveelheid bestanden die moeten aangepast worden, denken beiden ook hetzelfde: 32% (technisch) vs. 30% (management)
- 13% van de bestanden moeten teruggestuurd worden naar de klant wegens teveel problemen, aldus de technici. Volgens de managers is dit slechts 4% van de bestanden…
- Qua kosten worden volgens de technici 77% van de correcties SOMS tot helemaal NIET doorgerekend aan de klant. Volgens het management is dit bijna net het tegenovergestelde. 70% van de correcties worden WEL doorgerekend aan de klant. Een substantieel verschil toch, dat vraagt om verder bekeken te worden.
De werkelijke van foutief of slecht aangeleverde bestanden kost kennen is belangrijk, gezien het hier vaak om een verdoken kost gaat (“We corrigeren het wel even voor u”). Het aanpassen of verbeteren van die bestanden vraagt niet alleen tijd, maar ook ‘resources’. Resources die in principe voor andere doeleinden worden gebruikt. Winstgevende doeleinden. Kostenefficiënt produceren begint dus bij een goede aanlevering van bestanden en het kunnen inschatten van de werkelijke kosten van slecht aangeleverde bestanden.
Bekijk dit eens in uw eigen omgeving:
- Kan u die kosten inschatten ?
- Weten uw medewerkers wat ze moeten doen ?
- Weten uw klanten wat ze van u mogen verwachten, en tegen welke kost ?
Misschien toch eens aanpakken in 2010?
De presentatie van het VIGC op het seminarie “Werk slimmer, niet harder” kan je hier terugvinden.
Heeft u advies nodig bij het optimaliseren van de aanlevering van bestanden, opstellen van aanleverspecificaties, implementatie van preflighting of PDF-standaarden zoals PDF/X-1, de GWG-specificaties? Via KMO-portefeuille kan voor sommige adviestrajecten tot 75% korting gekregen worden. Zonder al te veel extra administratie. De korting wordt meteen verrekend bij de offerte. Contacteer ons dan voor meer info.
