Matthieu Bossan, Regional Director Enterprise Solutions bij Kodak’s Graphic Communications Group, legt uit hoe de laatste workflowvernieuwingen, Print Service Providers (PSP’s) kunnen helpen bij het verhogen van de efficiëntie en het betreden van nieuwe markten.

In een Engelstalige woordenboek wordt ‘workflow’ als volgt gedefinieerd: “the flow or progress of work done by a company, industry, department or person… the rate at which such flow or progress takes place.” De laatste jaren hebben we, in onze industrie, heel wat workflowvooruitgang gezien. Een goede workflow is tegenwoordig van essentieel belang voor alle succesvolle drukkerijen. Na de eerste grote golf van digitaliseren, waarbij drukkers interesse hadden in CTP enkel en alleen om kosten te besparen en de kwaliteit te verhogen, zijn we nu getuige van een tweede golf van workflowinvesteringen. Eén ter verbetering van de orderverwerking. Bij een correcte implementatie geeft dit een extra voordeel aan het bedrijf, in die zin dat dit helpt bij het winnen van nieuwe klanten en het behouden van bestaande klanten. Naast het feit dat een dergelijke workflow de kosten kan reduceren is het voor de Print Service Provider (PSP) ook een manier om zich te differentiëren en een mogelijkheid om extra inkomsten te genereren. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van internettoepassingen om op deze manier nieuwe klanten aan te trekken.

Maar deze veranderingen in diensten, zoals digitaal drukken en digitaal asset management, hebben geleid tot een situatie waarbij bedrijven geconfronteerd worden met wat omschreven kan worden als “geautomatiseerde eilanden”. Deze eilanden bestaan uit verschillende uiteenlopende systemen die niet met elkaar communiceren. Door meer en meer diensten en productiesystemen toe te voegen zullen deze “geautomatiseerde eilanden” na verloop van tijd voor problemen zorgen. Zo zal er een knelpunt ontstaan en zal de PSP niet kunnen voldoen aan de doorlooptijden en de kwaliteit die verwacht wordt op de markt. Dit als gevolg van de complexiteit (en dus een hogere risico op fouten) die ontstaan is door de extra toegevoegde processen in de drukkerij.

Een gemeenschappelijk workflowplatform, met de juiste attributen om deze nieuwe processen (samen met de bestaande processen) te bundelen en te stroomlijnen, wordt vanzelfsprekend. Maar wat willen we eigenlijk zeggen als we het hebben over het verenigen van een workflow. De hoofdgedachte achter de KODAK Workflow Unified Solutions, was het creëren van een gemeenschappelijk platform, om de verschillende afzonderlijke systemen samen te voegen tot een samenhangende workflow die efficiënter is voor het bedrijf. Een Unified Workflow omvat de vier hoofdpunten: het bedrijfsleven (dat wil zeggen MIS: offertes maken, planning, voorraadbeheer, verkoopsprognoses, enz.); kleur (goedkeuring van kleur, kleurconsistentie, hard copy proofing, color management, kwaliteitscontrole in druk); gegevens (bijvoorbeeld de informatie die gebruikt wordt voor het maken van gepersonaliseerde communicatie, CRM, databanken, enz.); en de productie (taken waar het werk uiteindelijk wordt gestuurd en geproduceerd).

Het moet zo verregaand zijn omdat Unified Workflow meer is dan enkel het eenmaken van druktechnologieën. Het gaat ook over het eenmaken van bedrijfsprocessen en de interactie  met klanten die een gelijkaardige workflowinfrastructuur hebben. Anders is het onmogelijk om aan een zekere efficiëntie te kunnen voldoen en het bedrijf staande te houden (kostenverlaging, het verwijderen van menselijke fouten en interventies, een omgeving waarin de verschillende partijen in een drukkerij – inclusief klanten – kunnen samenwerken, visibiliteit en een opvolging van productiviteit). Het systeem moet ook open zijn, zodat het kan communiceren met oudere systemen en systemen van andere leveranciers.

Het belangrijkste punt aan Unified Workslow Solutions is dat ze zijn ontwikkeld om zich aan te passen aan de veranderende businessmodellen waar PSP’s door moeten. En waar ze door zullen moeten blijven gaan doordat bedrijven zich continu moeten aanpassen  aan de nieuwe marktdynamiek. Als we even rondkijken in de industrie kunnen we heel wat voorbeelden zien van deze veranderingen: meer segmentering en regionalisering van communicatie; de evolutie naar just-in-time productie; het gebruik van remote proofing; hybriede drukken zoals het combineren van digitaal en conventioneel drukken; web-to-print-diensten; en integratie van de klant met het bedrijf. Dit zijn maar een paar voorbeelden en in de toekomst zullen er nog meer bijkomen.  

Het is belangrijk te benadrukken dat een Unified Workflow niet iets is dat enkel relevant is voor grote bedrijven of voor bedrijven die de luxe hebben om te starten van een blanco vel. Het kan waarde opleveren voor de specifieke behoeften van iedere PSP, maakt niet uit hoe groot het bedrijf is of in welke situatie het zit. Een Unified Workflow Solution is geen kant-en-klaar product dat je kunt kopen zoals een softwarepakket als Quark XPress of Microsoft Office. Eén enkele oplossing is niet geschikt voor bedrijven als men weet dat de tools, die nodig zijn, afhangen van wat het meest belangrijk is voor een specifiek bedrijf. Voor het ene bedrijf kan dat de integratie van een MIS-systeem zijn, voor een ander is dit dan weer web-to-print. In sommige gevallen is het zelfs nodig om software aan te passen, door scripting, om te kunnen voldoen aan de aan de eisen van een bepaald bedrijf. Dit soort flexibiliteit is een belangrijk aspect. Dit alles kan als een afschrikwekkend vooruitzicht klinken, maar PSP’s hoeven geen nieuw arsenaal aan nieuwe apparatuur aan te kopen om te beginnen met het eenmaken van hun workflow. In tegendeel, in veel gevallen zou ik pleiten voor de voordelen van tragere, modulaire implementatie omdat een gefaseerde aanpak de kans verkleint op het ontwrichten van de productie. Terwijl het risico van overbodige systemen verminderd wordt, dankzij de schaalbaarheid en het groeipad dat wordt geboden.

Dus, hoe ver staan we vandaag? Het is ondertussen twee jaar geleden dat Kodak (tijdens IPEX 2006) Unified Workflow Solutions officieel heeft voorgesteld en gedemonstreerd in Europa. Sindsdien is Unified Workflow gegroeid van een leuk idee naar een realiteit in de sector. Hier in Europa, het Midden-Oosten en Afrika (EAMER), hebben we tal van voorbeelden van bedrijven die hun productie aan het aanpassen zijn door middel van workflowintegratie. Het aantal implementaties groeit met de dag. Verschillende bedrijven met verschillende doelstellingen, maar wat ze allen gemeenschappelijk hebben, is de waarde die ze halen uit Unified Workflow Solutions die zijn afgestemd op hun specifieke noden.

Matthieu Bossan kan gecontacteerd worden op het nummer +32 2352 2511 of via e-mail matthieu.bossan@kodak.com

Strategische partners VIGC: