Het Executive Information System (EIS) van Hiflex helpt managers bij strategische beslissingen

Een goed Management Informatie Systeem maakt zijn naam waar door precies dat te doen wat het belooft: het management informeren. En het liefst ook nog snel in één oogopslag. Hiflex heeft daarom zijn MIS belangrijk uitgebreid met de ‘informatie cockpit’ van het EIS (Executive Information System): het management heeft nu altijd en onmiddellijk een overzicht beschikbaar van de belangrijkste bedrijfsgegevens en kengetallen.

‘Informatie is, als het goed wordt gebruikt, een belangrijke succesfactor. Maar het verkrijgen van die informatie moet natuurlijk niet ontaarden in het voortdurend moeten doorworstelen van bergen papier en dossiers. Informatie laat zich namelijk prima automatiseren’, zegt Hiflex directeur  Stefan Reichhart. En daarom heeft Hiflex nu een EIS aan zijn MIS toegevoegd. ‘De groeiende hoeveelheid gegevens en het gebruik van database systemen leiden logischerwijs tot de wens om die strategische informatie inzichtelijk te maken voor het management. Management Informatie Systemen zijn daar zelf onvoldoende toe in staat. Het management moet op verschillende niveaus over de actuele gegevens uit de MIS-database kunnen beschikken, zowel in de vorm van samenvattingen en overzichten als op detailniveau.’ Daarbij moet er sprake zijn van een gestandaardiseerde manier van rapporteren, en de informatie moet op alle managementniveaus steeds actueel en overal beschikbaar zijn.

Executive Information System van strategisch belang
Een Executive Information System (EIS) is per definitie bestemd voor het management, en biedt actuele en strategische informatie via een gebruiksvriendelijk overzicht dat bovendien naar eigen voorkeur is in te richten. Een EIS communiceert helder, levert actuele informatie, laat de onbelangrijke gegevens weg en maakt op die manier weloverwogen beslissingen mogelijk.
‘Zo’n systeem verzamelt alle voor het bedrijf benodigde informatie – uit zowel interne als externe bronnen – om het vervolgens te bewerken en te presenteren in een vorm die het management helpt bij de besluitvorming’, verklaart Stefan Reichhart. ‘Een EIS heeft de mogelijkheid alle gegevens zowel in samenvattingen of juist tot in detail weer te geven.’
Een EIS dient niet eens zozeer als basis voor een te nemen besluit, maar is veel meer nog in staat strategische beslissingen in gang te zetten. Want naast het passief zoeken naar relevante informatie beschikt het systeem over steeds meer mogelijkheden om vroegtijdige waarschuwingen af te geven door het management te wijzen op bijzondere omstandigheden of opvallende afwijkingen in de verzamelde gegevens.

De database is onmisbaar
Alle software van Hiflex voor de grafische industrie is altijd op een database gebaseerd geweest. En ook nu die software is uitgegroeid tot een Management Informatie Systeem is aan die werkwijze niets veranderd.
Bij het Hiflex MIS zijn met een druk op de knop alle gegevens beschikbaar over bijvoorbeeld de omzet of de lopende opdrachten, en kunnen statistieken de vooruitzichten en planningen onderbouwen. Maar er moet nog altijd iemand ook daadwerkelijk op die knop drukken om de gewenste informatie boven tafel te krijgen. Daarom heeft Hiflex nu met het geïntegreerde EIS een ‘informatie cockpit’ gecreëerd die elke Hiflex-gebruiker specifieke en naar eigen voorkeur in te richten informatieoverzichten levert in de vorm van dynamisch gegenereerde tabellen en grafieken.
‘Over het algemeen is een EIS een ‘Controlling’ instrument’, legt Stefan Reichhart uit. ‘Maar dit instrument is niet uitsluitend bestemd voor de controllers of het management. Wij vinden dat iedereen in het bedrijf mede verantwoordelijk is voor het succes van het bedrijf, dus moet ook dat iedereen over de voor hem of haar nuttige en nodige informatie kunnen beschikken. We noemen dat functie- of persoonsgebonden informatie: een magazijnmedewerker heeft natuurlijk andere informatie nodig dan de bedrijfsleider.’
Het Hiflex MIS concentreert zich voor de informatievoorziening op de actuele kengetallen van het bedrijf. Dankzij speciale tools kan iedereen de verschillende beschikbare gegevens in de breedte en in de diepte verkennen en gebruiken.
‘De interface is overzichtelijk en helder en laat zich intuïtief gebruiken. Bovendien kan de weergave naar wens worden aangepast, bijvoorbeeld met meer of juist minder tekst of grafieken’, verduidelijkt Stefan Reichhart.
Voor de weergave van de informatie beschikt het systeem over diverse mogelijkheden: alle vormen van lijn-, staaf- of taartdiagrammen kunnen op verschillende manieren worden gepresenteerd.

Screenshot van de informatiecockpit „EIS“ (= Executive Information System) in de Hiflex-klantendatabase in zijn nieuwe vormgeving. Deze uitbreiding is bedoeld voor het dynamisch genereren van tabellen en grafieken, waarbij belangrijke gegevens en beoordelingen uit het Hiflex MIS aanschouwelijk en met een druk op de knop beschikbaar worden gemaakt. In één oogopslag is te zien: omzet/maand (de laatste 13 maanden), omzet/jaar (de laatste 3-5 jaar), ontvangen orders/maand (de laatste 13 maanden), ontvangen orders/jaar (de laatste 3-5 jaar), resultaat/maand (de laatste 13 maanden), resultaat/jaar (de laatste 3-5 jaar), calculaties/jaar (de laatste 3-5 jaar), orders/jaar (de laatste 3-5 jaar). 

Maximale flexibiliteit
‘De informatiecockpit verhoogt voor iedere manager de transparantie aanzienlijk. Hij heeft bij het inloggen in het systeem direct overzicht over alle activiteiten, de bezetting en de planning, zonder dat hij over al die verschillende onderwerpen eerst een rapportage moet laten samenstellen’, legt Stefan Reichhart uit. ‘De systeembeheerder kan op individuele basis direct alle benodigde informatie leveren, in de vorm van dynamische tabellen of grafieken.’
Het Hiflex MIS kan vrijwel eindeloze tabellen samenstellen uit elk gewenst aantal kolommen. De weergave van al die informatie op een beeldscherm is echter niet alleen zeer onoverzichtelijk, maar ook contraproductief. Daarom wordt van een bijvoorbeeld 50 kolommen tellende tabel alleen de werkelijk relevante informatie zichtbaar gemaakt op het beeldscherm van de gebruiker. Alle andere gegevens worden dankzij de persoonlijke Hiflex-configuratie weggelaten, maar blijven altijd in de achtergrond actief en beschikbaar. En daar maakt het EIS gebruik van als het die verschillende gegevens nodig heeft om ze tot nieuwe tabellen te combineren. Zo kan het EIS informatie verschaffen over de marktontwikkelingen, waarbij bijvoorbeeld de cijfers over het hele jaar zijn opgeteld en voor de verschillende afdelingen of klanten apart geregistreerd blijven. Het management kan zodoende tot op elke gewenste dag nauwkeurig over alle informatie beschikken om bijvoorbeeld de seizoensinvloeden te analyseren. Ook andere analyses zijn uiteraard mogelijk, steeds op basis van zelf te kiezen criteria.

EIS is onderdeel van de 2008-versie van Hiflex MIS.

 

OVER HIFLEX

Hiflex is internationaal softwareleverancier en ontwikkeld geavanceerde oplossingen enkel gericht op de grafische industrie.

• “Hiflex MIS” (Management Information System) biedt ondersteuning aan respectievelijk alle bedrijfsprocessen binnen de grafische industrie. Het Hiflex MIS is onderverdeeld in Office, Factory en eBusiness.
• “Hiflex Print Support” is een hoogwaardig webgebaseerd MIS systeem voor inkopers binnen de grafi-media industrie. Hiflex Print Support verandert niets aan het traditionele proces van inkopen, maar voorziet u van een intelligent, ontwikkeld tool dat dit proces organiseerd.
• Het open “Hiflex Webshop” is wereldwijd het enige webwinkel-systeem dat op de speciale wensen van de grafische markt is afgestemd en over een geïntegreerde opmaakmodule beschikt, waarmee het te vervaardigen drukwerk razendsnel uit losse componenten wordt samengesteld.

Hiflex staat wereldwijd bekend als technologisch leider in JDF integratie, en werkt daarbij nauw samen met bekende persen- en systeemleveranciers in de grafimedia industrie. Hiflex is partnerlid van de CIP4 organisatie. In 2007 won Hiflex tijdens de CIP4 International Printing Awards voor het derde jaar op rij in twee van de drie categorieën de eerste prijs en veroverde het de tweede plaats in de derde categorie. Daarmee toont Hiflex nog eens aan een leidende rol te spelen in de dagelijkse JDF-praktijk. Inmiddels heeft Hiflex meer JDF installaties op zijn naam staan dan alle andere MIS leveranciers samen.

Hiflex MIS is in 23 landen geïnstalleerd en verkrijgbaar in 24 talen. Ongeveer 30 procent van de omzet wordt ieder jaar opnieuw in eigen onderzoek en productontwikkeling geïnvesteerd.

http://www.hiflex.com
http://www.printsupport.com

Contact personen Benelux:  Lode Vlayen en Carolina Pagen

Strategische partners VIGC: