Neckermann St.-Janssteen steunt op VIGC voor innovatievisie en begeleiding
Neckermann BV St.-Janssteen (Ned.) is een onderdeel van Neckermann Versand GmbH (Frankfurt), dat op zijn beurt deel uitmaakt van de grote groep KarstadtQuelle (Essen). In 2004 werkte de groep met 92.546 medewerkers en Neckermann Versand had daarin een aandeel van 6397 full-time medewekers. Neckermann Versand werd opgericht in 1950 en Neckermann BV ontstond in 1968 toen de textielcentrale in Hulst werd overgenomen. Nu is het hoofdkantoor voor de Neckermann-vestigingen in België en Nederland gevestigd in St.-Janssteen (Hulst). Tussen 1950 en 2005 zijn er verscheidene overnames geweest en is het een verhaal van stelselmatige uitbreiding van vestigingen en activiteiten. De groep heeft dus een vrij complexe structuur en organisatie en dat straalt ook af op de problematiek die het grafisch gedeelte van Neckermann te verwerken krijgt. Bij Neckermann in St.-Janssteen zijn er 533 medewerkers die instaan voor de activiteiten van het hoofdkantoor en voor de werking van het postorderbedrijf in Nederland. En... tot de taken van de vestiging in St.-Janssteen behoort ook de catalogusproductie, gedrukt en in e-commerce-toepassing. Naast de productie van hoofdcatalogi van Neckermann en Quelle zijn er de print- en non-print-publicaties voor cadeau-acties, mailings, de internetsite, nieuwsbrief via e-mail, de telemarketing en alle diensten.
In 2000 liet Neckermann reeds een eerste keer een audit van de volledige catalogusproductie uitvoeren door het VIGC en in 2005 werd een tweede keer beroep gedaan op het VIGC voor het stroomlijnen van de datacontrole van de aan te leveren grafische bestanden.
De problematiek in 2000
Hilde Dingenen, manager catalogusproductie, schetst de toestand in 2000 bij Neckermann: “Wij waren nog vrij ambachtelijk bezig, film was niet ver weg en de verschillende interne werkcellen en redacties hadden allemaal hun eigen manier van werken met veel manuele processen. Dit gaf uiteraard af en toe tijdverslindende misverstanden, zodat de catalogusproductie steeds onder grote druk kwam te staan. Meer digitalisering van de ganse productieketen drong zich op, hoewel toen reeds een eerste vorm van digitalisering werd gebruikt. Het Nederlandse software-huis MediaWare had een catalog organizer en had een NPS-systeem voor Neckermann ontwikkeld, dat echter niet alle problemen op een adequate en efficiënte manier kon oplossen. Een tweede belangrijke factor was dat wij vaststelden dat de drukkers, die de catalogen uiteindelijk drukten, digitaal/technologisch een heel stuk verder stonden dan Neckermann.”
Er was dus nood aan een nieuwe visie en een andere aanpak. De belangrijkste reden waarom het VIGC voor deze basis-audit werd uitgekozen was de vraag van Neckermann naar een absolute objectiviteit en deskundigheid ter zake. Hilde Dingenen: “De doelstellingen van de audit waren drievoudig: zijn wij goed bezig in onze catalogusproductie, is het NPS-systeem (Neckermann Publishing System) van MediaWare een toekomstgericht systeem voor ons en hoe moeten wij het veranderingsproces voor de catalogusproductie verder vorm geven?”. De vraag was niet eenvoudig: hoe alles op zijn kop gooien, hoe de eilanden-structuur van de catalogusproductie doorbreken, hoe het veranderingsproces in gang zetten? En alle medewerkers meekrijgen in dit veranderingsproces, de natuurlijke tegenstand overwinnen! De audit heeft een grondige analyse uitgevoerd, het gehele veranderingsproces in kaart gebracht en dit innoverend document is nog steeds de leidraad voor de verdere aanpassingen van de catalogusproductie. Er wordt nog steeds met MediaWare – intussen nerocMadiaWare geworden – gewerkt en men is reeds aan het NPS4-systeem toe. In 2005 werd het volledige beeldtraject, op basis van een beelddatabank met asset management, geïntegreerd. Voor de paginaproductie wordt dus nog volledig verder gebrouwd op de consultingstudie van 2000. Voor 2006 wordt de grote stap gezet voor de hervorming van het Internet-luik, zodat nu een multichannel-productie voor print en web wordt uitgewerkt op basis van het digital asset management-systeem.
De problematiek van 2005
Hoe meer de trafiek van digitale bestanden werd uitgebreid, hoe meer er problemen met de aanlevering van digitale bestanden aan de drukkerijen – die voor Neckermann drukten – werden vastgesteld. Pagina’s werden bij Neckermann goed opgemaakt (dacht men), maar de door de drukkerij toegestuurde drukproef klopte niet. Neckermann stuurde de bestanden als PostScript- of als PDF-bestanden naar de drukkers.
Hilde Dingenen zegt daarover: “De bestanden werden bij ons niet foutloos aangemaakt en werden niet gecontroleerd. Er was te weinig interne kennis om de specificaties voor elke drukker juist te interpreteren, in één woord, wij snapten het niet”. Er werd terug beroep gedaan op het VIGC. De bestanden, die aangeleverd werden, werden geanalyseerd en de fouten werden in kaart bracht. Enfocus PitStop werd aangekocht en alles, wat nodig was, werd gekalibreerd, de settings en profielen werden opgesteld en de volledige datacontrole via Enfocus PitStop werd begeleid ingevoerd. Nu zijn alle problemen met PDF-bestanden opgelost. De drukpartners van Neckermann waardeerden zeer erg de nieuwe aanpak. De beoordeling over de samenwerking is dan tot slot zeer positief: “Het eerste consult was de aanzet, en de stimulans voor verdere ontwikkeling, de tweede ingreep van het VIGC loste voor ons een prangend technisch probleem op. Wij willen in de toekomst workflow en werkwijze af en toe door het VIGC laten nakijken. Het VIGC is het substituut voor de instante, interne kennis die er bij ons niet is. Die deskundigheid is er bij het VIGC, wij zijn een tevreden klant en wij hebben het gevoel dat van zodra we een probleem hebben we weten waar we terecht kunnen. Wij kunnen de snel evoluerende grafische technologie niet zelf opvolgen en opbouwen, het VIGC is onze kennis-databank en onze probleemoplosser”.
